電子定款作成・認証

このページでは、電子定款作成・認証について、実務上の流れに沿ってポイントをまとめておきたいと思います。

目次

  1. 公証役場に電話し、電子定款認証をお願いしたい旨を伝える
  2. 公証役場に原案等をファックス
  3. 公証人の事前チェックについて
  4. 公証役場への持参書類の準備
  5. 登記供託オンライン申請システムでの嘱託
  6. 公証役場への出頭
  7. 遠隔地の公証役場での定款認証
  8. 合同会社の電子定款

1.公証役場に電話し、電子定款認証をお願いしたい旨を伝える

作った定款案についてお客さんに納得していただいたら、定款認証を受けるために公証役場に電話連絡します。

電子定款の場合、後で誤記が判明しても、定款そのものを訂正することができません。捨印とか訂正印は、電子の世界では使うことができません。ですので、事前に公証役場に定款原案を見てもらい、確認受けておく必要があるのです。

また、この時に、認証を受ける日時についても公証人の先生の都合を聞いて予約しておきます。

2.公証役場に原案等をファックス

予約の電話が済んだら、さっそく原案をファックスします。ファックスするのは次の書類です。

  • 委任状
  • 発起人全員分の印鑑証明書
  • 定款(表紙は送らなくてOK)

ファックスの段階で委任状への押印が済んでいなくても問題ない場合が多いですが、過去に「委任状に印鑑をもらってからじゃないと原案のチェックはできません」と言われたことがあります。僕がよっぽど頼りない感じだったのでしょうかね(涙)

3.公証人の事前チェックについて

チェックとは言いましても、誤字脱字のチェックを一字一句の単位で公証役場がしてくれるとは思わないほうが良いでしょう。

僕はこれまで地元や首都圏などの公証役場で定款認証を受けたことがありますが「細部は十分にチェックしてもらってないだろうな」と思ったことが何度かあります。なんでそう思ったかというと、原案をファックスして10分くらいでOKの連絡がきたことがあるからです。10分くらいじゃあ、誤字脱字のチェックまでは無理ですよね。

もっとも、僕は原案ファックスの前に穴が空くほど書類をチェックし、絶対に誤字脱字がないように心がけています。

「田舎事務所はいつも丁寧だなあ」と公証人の先生に思っていただくことで、仕事が断然やりやすくなります。ちょっと無理なスケジュールの案件をお願いしても「田舎先生はいつも完璧だからすぐにチェックしておくよ!」と公証人の先生に言ってもらえたこともあります(嬉)

ちなみに、補正が必要な場合は公証役場より連絡(電話またはファックス ※先生により異なります)がきますので、指示を受けたとおりに修正します。

大幅な修正をした場合は、その箇所について再度ファックスをして確認を受けますが、軽微な修正であれば「直した上でオンライン申請してください」などと公証人の先生に言われます。

4.公証役場への持参書類の準備

公証役場から原案OKの連絡をもらったら、定款に電子署名をして定款を完成させておきます。何回か経験して「絶対補正になならないぜ!」という自信があれば、原案をファックスする段階で電子署名を済ませておいても良いと思います。

また、委任状にも発起人から署名(記名)押印をいただく必要があるので、面会のアポをとっておきます。

アポが取れたら委任状の準備です。電子定款の委任状については、委任状に定款を合綴する必要があります。これについては、あとで写真を掲載したいと思います。

で、袋とじにして仕上げた委任状に発起人の個人の実印で押印をしてもらいます。氏名は記名(パソコンで打ってプリンタで印字)でもいいと思いますが、僕は基本的に、ほとんどの書類について直筆で署名してもらいます。本人の確かな意思を記録に残しておきたいと考えているからです。

5.登記供託オンライン申請システムでの嘱託

委任状も用意できたら、公証役場に出向く前までに、余裕をもってオンライン申請(定款の場合は「嘱託」と言いますね)しておきます。

オンライン申請については「株式会社の新規設立」でも書きましたように、下記の詳しいマニュアルが手に入るので、それを読みながらやればそんなに難しいものではないと思います。

6.公証役場への出頭

公証役場に予約しておいた日時になったら、下記を持参して公証役場に出向きます。

  • 委任状+定款を合綴したもの(1通)
  • 発起人の印鑑証明書(発起人1人につき1通)
  • 同一の情報の提供(謄本)用にプリントアウトして左側2箇所をホチキス綴じした定款(2通)
  • 行政書士証票(日行連のやつ)のコピー(1通)
  • 電子定款を受け取るためのUSBメモリ又はCD-R
    ※DVD-RはNGです。
  • 現金52,000円くらい
    定款7ページ(表紙込)+謄本2通で51,980円、8ページ+謄本2通で52,020円です。

謄本は一般的に2通取得しますが、首都圏では紙謄本を使わなくても登記申請できる法務局があるようですね。(司法書士さんから聞いたことがあります。)また、僕はプリントアウトして持っていきますが、事前にお願いしておけば公証役場で印刷してもらうこともできます(無料だったと思います)。和紙で謄本を作る方などもいらっしゃいますね。

公証役場に着いたら定款認証の予約をしていた旨を伝え、持参物一式を渡します。

すると、謄本の請求用紙に記入するように言われますので、その場で記入します。記入する内容は次のとおりで、特に難しいものではありません。職印の押印も不要です。

  • 会社の名前
  • 謄本の部数
  • 認証日の日付
  • 自分の名前

あとは公証役場の混み具合にもよりますが、5分〜30分くらい待合室で待っていると名前を呼ばれ、料金を払って定款類を受け取り手続完了です。

事務所に戻ってメールをチェックすると、法務省から「手続終了」のメールがきています。
※メールを受け取らないように設定していれば、メールはきません。

7.遠隔地の公証役場での定款認証

8.合同会社の電子定款

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