事務用機器について

オフィス=大きな複合機が鎮座、というのが当たり前のようなイメージですが、行政書士業務を行うことに限って言えば、安価なプライベート用の機材を揃えれば十分です。

このページでは、僕が行政書士業務で使っている機材をご紹介します。安価なものばかりで恥ずかしいのですが、背に腹は変えられませんからね〜。

目次

  1. プリンターについて
  2. ファックスについて
  3. 電話機について

1.プリンターについて

前述のように、僕の経験では、基本的にレンタルの複合機などは必要ありませんでした。

A4のモノクロレーザー機で十分です。

たまにインクジェットプリンターで法律文書を印刷している同業者を見かけますが、まったくお勧めできません。我々にとって書類は商品ですので、水に濡れてにじんでしまうなどということがあってはなりません。

僕が使っているのは、ブラザー製の複合機です。プリンターというとキヤノンかエプソンというイメージですが、ブラザーのプリンターはそれらより若干安く、性能も必要十分です。

さらに、スキャン機能がついた複合機であればコピーやスキャンもバッチリです!

ただし、複写式の書類(青い文字のやつ)などをコピーするとうまく読み取ってもらえない場合があります。その場合は、一旦スキャンしてPDF化し、それを印刷するという対処法を採っています。この方法なら問題ありません。

僕が使っているのはDCP7010という機種ですが、すでに生産完了品です。
後継機種はこれですね。

リースやレンタルの複合機はより高性能でしょうが、初期費用やメンテナンス費を払い、さらに数年縛りで月1万円弱くらいかかるなんて勿体無いです。

ブラザーだとこのくらいの値段で手に入るんですから、仮に1年で壊れても「買い換えればいいや」って感じです!

(僕が使っているプリンターは、実際には何年も壊れていません。結構丈夫に出来ていますね!)

土地関係の業務や風俗関係の業務をメインに扱う場合は、A3の図面に対応できるようにA3対応カラーレーザーが必須になると思います。たまにしか使わないのであれば、データをPDFにしてUSBメモリなどに入れ、セブンイレブンの複合機で印刷することで十分だと思います。

2.ファックスについて

ファックスはほとんど使うことがありません。

唯一ファックスを使うのは、会社設立の定款認証業務を行うときです。定款原案を公証役場にファックスで送らなければならないのです。

僕が使っているのは、インクジェットプリンターにファックス機能がついた複合機、またもやブラザーの機種です。

1でモノクロレーザープリンターが必要だと言いましたが、ごくたまに、インクジェットで出力しなければならないケースがあります。

たとえば、写真を提出する時ですね。写真はインクジェットの方がはるかに綺麗に印刷できます。

ですので、万が一に備えてインクジェットプリンターも用意しているのです。

僕が使っているのは、ブラザーのMFC650CDという機種です。(とっくに生産完了品)。
後継機種はこれですね。

ファックス番号を公開すると、色々な業者さんからFAXDMが着まくります。

でも、上記を含めブラザーの一定の機種は、受信したファックスを印刷することなく、本体の液晶画面で閲覧できる機能があります。

この機能(「みるだけ受信」)を活用すれば、紙やインクを無駄にすることがなく、とても便利です。

インクジェットプリンターは、交換用のインクが結構高いですからね〜。

3.電話機について

電話機はコードレスの子機のみの機種を使っています。

もう9年選手で、ボタンが反応しない時があります。買い替え時なのですが、開業当初から苦楽を共にした機械で、どうにも捨てられません。

10年使ったら交換しようかと思っています。

次に電話機を選ぶとしても、やはりコードレスの子機のみの機種を選ぶつもりです。自宅事務所で1人事務所ですから、いつ何時も(トイレに入っている時も!)自分で電話に出られるようにしなければなりません。

僕の場合、胸ポケットに携帯のごとく子機を突っ込んで仕事をしています。

この間、尊敬する先輩行政書士さんの事務所に伺ったのですが、やはり子機を作業服のポケットに入れて仕事をしていらっしゃいました。その先生、呼び出し音が鳴る前の僅かな機械音で着信を察知し、1コール未満で電話に出ていらっしゃいました。僕も見習わないといけません。

ところで、最近、ドキュメントスキャナーなるものを購入し、積極的に活用を始めました。

これはまた次の機会にご紹介したいと思います。

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